Ich lege zunächst fest, mit welchen Prozessen (Tätigkeiten) ich mein Geschäft betreibe, natürlich nur die wesentlichen. Das sind:
Alle, mit denen ich mein Geld verdiene und diejenigen, die mein Geschäft auf Dauer sichern.
Sie werden sehen, es sind vielleicht nur 10 Prozesse, mehr nicht. Wir kommen noch im Einzelnen später darauf.
Beginnen wir bei der Kernkompetenz des Unternehmens: was macht meine Firma erfolgreich, wodurch bin ich am Markt gefragt, womit verdiene ich Geld.
Ich kann jetzt beschreiben, auf welche Weise ich meine Kernkompetenz ausführen will:
Bei der Beschreibung eines Prozesses zerlege ich die festzulegende Tätigkeit in lauter kleine Schritte, die aufeinander folgen und drehe sozusagen ein Video, wie etwas abläuft, was die Mitarbeiter zu tun haben und schreibe das auf.
Ein alltägliches Beispiel:
Reparatur eines Kraftfahrzeuges
Mechaniker erhält Auftragskarte mit genauem Reparaturauftrag – Mechaniker stempelt Auftragskarte an - Mechaniker fährt Fahrzeug in die Werkstatt auf die Hebebühne – Mechaniker holt Teile aus dem Teilelager - Mechaniker führt Reparatur durch und füllt Auftragskarte aus – Mechaniker fährt Fahrzeug zur Endkontrolle durch Meister – Mechaniker stempelt Auftragskarte ab - Mechaniker gibt Auftragskarte zur Abrechnung und Rechnungsstellung durch Büro – Mechaniker reinigt Fahrzeug – Mechaniker stellt Fahrzeug auf Abholplatz ab.
Das wäre ein Prozess, der klar die einzelnen Schritte definiert und dem Mechaniker die Einhaltung exakt vorschreibt. Er weiß jetzt, was er wann zu tun hat.
Auf diese Weise kann ich alle wichtigen Prozesse, die täglich vorkommen, festlegen und aufschreiben und jeder Mitarbeiter kennt sich aus, was er wann wie zu tun hat.
Jetzt schauen wir uns mal an, wie viel Prozesse überhaupt festgelegt und aufgeschrieben werden sollten; denn wenn es zu viele sind, wird es unübersichtlich und verwirrend und dann kennt sich keiner mehr aus.
Wir aber wollen doch dem Prinzip KISS folgen: Keep it simple and short oder „Mach es einfach“. |